Dalam penyelenggaraan event musik, menyusun anggaran yang efektif adalah kunci utama untuk meraih keberhasilan dan kelancaran acara tersebut. Karena penyusunan anggaran yang terperinci, memungkinkan untuk mengatur dan mengalokasikan dana secara efisien. Sehingga tidak mengalami over budget.
Menyusun atau membuat anggaran untuk event musik memang susah-susah gampang, apalagi jika event tersebut berskala besar. Namun, susah bukan berarti tidak bisa dibuat secara efektif. Karena jika tahu tips dan triknya, semua bisa di handle dengan tepat, anggaran cukup, bahkan memberikan keuntungan.
Tips Membuat Anggaran Event Musik yang Efektif
Dengan mengikuti langkah-langkah membuat anggaran event musik di bawah ini, Anda bisa memastikan semua aspek event musik akan tercakup dan anggaran terkelola dengan baik. Diantara beberapa tips penting yang harus dilakukan, sebagai berikut:
1. Mendefinisikan Tujuan dan Jenis Acara Musik
Setiap event yang akan dibuat pasti memiliki tujuan tertentu, begitupun dengan event musik. Dalam hal ini, langkah pertama dalam membuat anggaran adalah mendefinisikan atau menentukan goal dan jenis acara musik yang akan diselenggarakan.
Apakah tema konser musik ini untuk festival, kompetisi, atau pertunjukan musik intimate. Menentukan skala event sangatlah penting karena hal ini mempengaruhi semua aspek perencanaan anggaran.
Misalnya festival musik berskala besar yang diselenggarakan di stadion tentu membutuhkan budget yang jauh lebih besar dibandingkan dengan event musik intimate yang diadakan di cafe-cafe. Dengan mendefinisikan goal event yang jelas dapat membantu Anda dalam menetapkan anggaran dengan lebih tepat dan efektif.
2. Identifikasi dan Prioritaskan Aspek Penting
Agar pembuatan anggaran event efektif, Anda perlu mengidentifikasi dan memprioritaskan semua aspek penting yang dibutuhkan. Buat list terperinci yang mencakup biaya guest star, sewa untuk venue, peralatan teknis seperti sound system dan lighting, catering, transportasi, promosi, keamanan, sampai administrasi.
Elemen-elemen dalam event musik sudah pasti penting semua, tapi tentunya terdapat beberapa komponen utama yang perlu diprioritaskan. Misalnya, dalam konser musik kualitas sound serta lighting menjadi prioritas utama dan ingin ditonjolkan demi memberikan experience optimal bagi penonton.
Maka jika terdapat keterbatasan anggaran, bisa mengalokasikan lebih banyak dana pada aspek yang paling berpengaruh untuk kelancaran dan kesuksesan acara.
3. Estimasikan Biaya untuk Setiap Aspek
Jika semua aspek sudah diidentifikasikan dengan rinci, maka langkah selanjutnya adalah melakukan estimasi biaya untuk setiap aspek tersebut. Dalam hal ini, riset mendalam sangat dibutuhkan guna mendapatkan informasi perihal biaya standar dalam membuat event musik.
Anda juga bisa menghubungi beberapa vendor untuk mendapatkan penawaran harga dan mendapatkan gambaran biaya yang akurat. Jangan lupa menyertakan biaya tambahan yang tidak terduga, seperti biaya overtime, riders guest star tidak terduga, atau perbaikan teknis mendadak.
Dalam mengestimasikan anggaran untuk setiap aspek event, pastikan dilakukan dengan terperinci, detail, dan teliti agar Anda mendapatkan gambaran jelas untuk total anggaran yang dibutuhkan.
4. Menentukan Sumber Pendanaan
Menentukan sumber pendanaan juga tidak kalah penting untuk membuat anggaran event musik. Tentukan berbagai sumber dana yang dapat mendanai event tersebut. Sebagai gambaran, umumnya sumber pendanaan utama berasal dari penjualan tiket.
Jadi, Anda bisa menentukan harga tiket berdasarkan anggaran total yang dibutuhkan dan proyeksi jumlah penonton konser musik tersebut. Selain itu, untuk menutupi sebagian anggaran bisa juga dengan mencari sponsor. Buatkan paket sponsor menarik dan tawarkan tingkatan sponsorship dengan benefit yang sesuai.
Anggaran tambahan juga bisa diperoleh dari penjualan merchandise seperti kaos, poster, dan topi, serta bisa juga menjual makanan dan minuman. Agar anggaran yang dibutuhkan tertutup sempurna, rencanakan semua potensi sumber pendanaan dengan baik.
5. Menggunakan Sistem Manajemen Anggaran yang Efektif
Agar anggaran event terkelola dengan baik, Anda bisa menggunakan sistem manajemen anggaran yang efektif. Dalam hal ini bisa memanfaatkan spreadsheet atau software manajemen anggaran yang penggunaannya dapat membantu mencatat dan memantau pemasukan serta pengeluaran.
Dengan cara semacam ini, Anda bisa memantau jika terdapat pengeluaran yang over dan bisa mengambil tindakan yang dibutuhkan. Selain itu, pastikan juga selalu menyimpan semua bukti transaksi/pembayaran sebagai bukti bahwa anggaran yang dikeluarkan benar-benar untuk kebutuhan event.
Sistem manajemen anggaran yang baik akan membantu mengelola keuangan acara tetap terorganisir dan transparan.
6. Cadangkan Dana Darurat
Terakhir namun tidak kalah penting dalam membuat anggaran event musik adalah mencadangkan dana darurat untuk mengantisipasi anggaran tak terduga. Dana darurat sangat penting dicadangkan karena dalam setiap event, selalu terdapat kemungkinan terjadinya hal-hal yang tidak direncanakan.
Dengan memiliki dana darurat, semua situasi tidak terduga dapat diatasi dengan baik tanpa mengganggu keseluruhan anggaran dan memastikan event musik tersebut tetap berjalan sesuai planning awal. Dana darurat yang dicadangkan juga dapat meminimalisir over budget. Sehingga tidak akan mengalami kerugian finansial.
Dengan mengikuti beberapa tips di atas, Anda bisa membuat anggaran yang efektif untuk event musik. Karena anggaran yang tersusun secara baik, dapat membantu memastikan semua aspek yang dibutuhkan dalam event terencana dengan baik pula dan dapat mengurangi resiko kekurangan anggaran.
Di samping anggaran, dalam penyelenggaraan event musik, pastinya sound system menjadi salah satu elemen yang tidak boleh dilewatkan. Jadi, apabila Anda membutuhkannya bisa mengandalkan sewa sound system Jogja dari Tendalux Sidomulyo. Karena kami menyediakan beberapa opsi sesuai kebutuhan event.
Selain sound system, Tendalux Sidomulyo juga menyediakan berbagai perlengkapan untuk menyempurnakan event musik Anda. Seperti tenda, panggung, genset, dan lain sebagainya. Semuanya kami tawarkan dengan kualitas tinggi agar event musik Anda berjalan lancar sesuai harapan!