Sudah tahu apa saja list perlengkapan seminar yang tepat? Daftar perlengkapan yang mampu mendukung acara seminar juga harus disiapkan sejak jauh-jauh hari. Event seminar berskala besar sangat bergantung kepada alat seperti jamuan sesuai acara, tempat duduk nyaman, pencahayaan, dan dukungan presentasi yang mumpuni.
Jika Anda belum memilikinya sendiri, maka Tendalux Sidomulyo merupakan partner terbaik untuk menjamin kelancaran acara seminar. Agar tidak terlewatkan atau bahkan melupakan alat yang tergolong vital, simak list perlengkapan untuk acara seminar berikut ini.
Daftar Perlengkapan Seminar yang Wajib Dipersiapkan
Agar acara seminar bisa berjalan dengan sukses butuh persiapan matang termasuk dalam hal perlengkapan. Terdapat beberapa perlengkapan yang termasuk vital namun ada pula yang sifatnya sebagai alat pendukung.
Namun semua itu juga harus dipersiapkan dengan matang agar acara seminar bisa berjalan lancar sesuai yang diharapkan. Perlengkapan seminar apa saja yang harus dipersiapkan? Agar tidak tertinggal, ini dia daftar perlengkapan seminar yang wajib Anda persiapkan mulai sekarang.
1. Tempat dan Dekorasi
Salah satu poin penting yang perlu Anda persiapkan sebelum memulai acara seminar adalah menentukan tempat dan dekorasi. Pilih tempat yang sesuai dengan jumlah peserta dan tema seminar nasional. Sedangkan untuk dekorasi ruangannya bisa disesuaikan dengan tema acara agar lebih unik dan menarik.
Selain itu pastikan lokasi seminar juga memiliki akses yang mudah dijangkau dan dilengkapi dengan fasilitas memadai. Mulai dari ruang ganti, area parkir, toilet, mushola, dan fasilitas pendukung lainnya. Umumnya ada beberapa tempat yang disediakan khusus untuk disewa. Contohnya gedung milik sebuah cafe atau resto maupun ballroom hotel.
Bahkan kini juga ada tempat wisata yang sudah menyediakan ruang atau area khusus untuk acara seperti ini. Namun meskipun Anda menyewa, pastikan jika tempat tersebut layak dan memiliki dekorasi yang memadai untuk menjunjung acara seminar tersebut.
2. Perlengkapan Registrasi
Selain tempat dan dekorasi penting juga bagi Anda untuk menyiapkan perlengkapan registrasi. Perlengkapan registrasi yang dimaksud pada poin ini mencakup meja registrasi, name tag untuk peserta, pulpen, dan buku tamu. Posisinya juga harus berada di lokasi yang mudah dilihat dan diakses oleh semua peserta.
Jangan lupa siapkan buku tamu dan pulpen untuk mencatat alamat serta nama peserta. Sedangkan name tag berfungsi untuk membedakan panitia dengan peserta guna memudahkan komunikasi antar peserta.
3. Perlengkapan Presentasi
Daftar selanjutnya yang tidak boleh ketinggalan adalah perlengkapan presentasi. List perlengkapan seminar ini terbilang cukup penting karena akan mendukung berjalannya acara. Bahkan perlengkapan ini juga tergolong vital karena jika terganggu atau tidak ada maka seminar tidak bisa dijalankan.
Perlengkapan presentasi yang dimaksud meliputi sound system, layar, laptop, proyektor, dan mikrofon untuk pembicara. Pastikan pula layar dan proyektor memiliki kualitas yang baik agar materi seminar bisa dilihat jelas oleh para peserta.
Sedangkan sound system digunakan untuk memperkuat suara pembicara agar bisa didengar oleh semua peserta. Laptop berfungsi untuk menampilkan materi presentasi dan mikrofon akan digunakan untuk menangkap suara pembicara.
4. Perlengkapan Dokumentasi
Peralatan dokumentasi juga termasuk list perlengkapan seminar yang tidak boleh terlewatkan. Acara seminar kurang lengkap tanpa adanya dokumentasi. Terlebih lagi jika seminar tersebut adalah kegiatan lembaga perguruan tinggi atau perusahaan. Meski sering disepelekan, dokumentasi dapat menunjang portofolio dan menjadi kebutuhan pemasaran.
Oleh sebab itu usahakan untuk menyiapkan kamera foto atau video guna mendokumentasikan acara seminar. Nantinya hasil dokumentasi ini akan digunakan sebagai bahan publikasi dan laporan kegiatan. Jadi pastikan kamera memiliki kualitas yang baik.
5. Souvenir
List perlengkapan seminar selanjutnya adalah souvenir. Pastikan untuk selalu menyiapkan souvenir bagi peserta seminar sebagai bentuk ucapan terima kasih. Souvenir bisa berupa barang-barang kecil seperti gantungan kunci, pulpen, atau bahkan stiker.
Terlebih lagi jika acara tersebut diadakan dengan maksud meningkatkan brand awareness. Anda bisa menyiapkan souvenir berupa barang yang cukup bernilai seperti kaos, tumblr, tas, dan lainnya. Selain dijadikan sebagai kenang-kenangan, souvenir juga bisa menjadi sarana marketing.
6. Seminar Kit
List perlengkapan seminar selanjutnya yang wajib dipersiapkan adalah seminar kit. Kurang lengkap rasanya apabila acara seminar tidak dilengkapi dengan seminar kit. Jadi siapkan goodie bag atau tas untuk menampung semua perlengkapan seminar kit.
Seminar kit berisi pulpen, buku agenda atau notepad, ID card, sertifikat, dan souvenir kecil. Seminar kit yang berisi paket peralatan ini akan membantu para peserta mengikuti acara dengan lebih mudah.
7. Spanduk dan Banner
Buat banner dan spanduk untuk membantu mempromosikan acara seminar yang akan diselenggarakan. Banner dan spanduk ini bisa dipasang di sekitar tempat seminar untuk membantu menarik perhatian para peserta. Pastikan banner dan spanduk berisi informasi yang menarik dan jelas tentang acara seminar.
8. Perlengkapan Konsumsi
Penting juga bagi Anda untuk menyiapkan minuman dan makanan ringan bagi para peserta, seperti coffee break dan lunch. Hal ini mampu menjadi salah satu cara untuk membantu para peserta seminar agar tetap fokus selama acara berlangsung.
Pastikan pula makanan serta minuman yang disediakan aman dan higienis. Begitu pula untuk alat makannya baik itu gelas, sendok, piring, dan lainnya. Namun Anda juga bisa menyajikannya dalam bentuk box sehingga tidak perlu menyiapkan alat makan.
Itu dia list perlengkapan seminar yang wajib disiapkan demi kelancaran acara. Jika belum menemukan peralatan yang memadai, Anda bisa sewa misty fan Jogja dan perlengkapan pendukung lainnya di Tendalux Sidomulyo. Konsultasikan kebutuhan Anda sekarang juga dengan menghubungi kontak yang tersedia.