Dalam perencanaan pernikahan, tentu segala hal harus dipertimbangkan. Salah satunya dalam menentukan jumlah tamu undangan pernikahan. Jumlah tamu yang diundang adalah bagian yang sangat krusial karena akan menentukan budget, jumlah souvenir, jumlah makanan, dan luas tempat.
Akan tetapi, menyusun daftar tamu tentu hal yang cukup tricky jika itu berhubungan dengan budget. Dalam penentuan tamu undangan pernikahan, Anda bisa saja merasa bingung dalam memilih siapa yang akan diundang dan siapa yang perlu dicoret dari daftar. Biasanya, ini akan memicu perdebatan dengan keluarga maupun pasangan.
Maka dari itu, perlu strategi yang tepat supaya Anda bisa mengambil keputusan secara bijak. Melalui artikel ini, kami akan membagikan sedikit tips mengenai cara menentukan tamu undangan dengan efektif. Sehingga, nantinya Anda bisa menjaga keamanan acara, menghemat biaya, serta membuat berbagai pihak merasa dihormati.
Tips Mengatur Daftar Tamu Undangan Pernikahan
Berikut rangkuman informasi mengenai tips mengatur daftar tamu undangan pernikahan yang dapat disesuaikan dengan budget Anda. Di antaranya sebagai berikut:
1. Menentukan Anggaran serta Kapasitas Venue
Hal yang pertama harus Anda lakukan adalah menentukan besarnya anggaran yang dimiliki dan kapasitas venue pernikahan. Dengan dua hal ini, Anda bisa cukup menentukan berapa banyak tamu yang dapat diundang. Apabila anggaran yang dimiliki terbatas, maka bisa fokus pada tamu-tamu penting dan yang paling dekat saja.
2. Membuat Daftar Awal, Lalu Kelompokkan Tamu
Selanjutnya, buatlah daftar awal dengan memasukkan semua orang yang ingin diundang. Kemudian, Anda kelompokkan dalam kategori-kategori seperti sahabat, keluarga inti, teman kerja, hingga kenalan. Setelah itu, Anda bisa memprioritaskan orang-orang yang memang benar-benar penting dan harus ada dalam daftar tamu.
3. Diskusikan Bersama Pasangan dan Keluarga
Dalam menyusun daftar tamu, Anda bisa melibatkan pasangan dan keluarga. Ini akan memberikan Anda pertimbangan sendiri. Bisa saja menyangkut relasi penting ataupun kerabat yang dekat yang tidak Anda ketahui.
4. Menggunakan Aturan 50-30-20
Selanjutnya, Anda bagi jumlah tamu dalam aturan 50% untuk keluarga dekat, kemudian 30% untuk teman-teman dekat, dan terakhir 20% untuk kenalan ataupun rekan kerja. Dengan mematuhi aturan ini, maka Anda bisa menjaga keseimbangan pada daftar tamu.
5. Mempertimbangkan Tamu Berpasangan dan Anak-Anak
Tips menentukan tamu undangan pernikahan selanjutnya adalah dengan mempertimbangkan tamu berpasangan dan anak-anak. Anda perlu menentukan dengan jelas siapa yang boleh membawa pendamping atau pasangan.
Selain itu, apabila Anda menginginkan suasana yang lebih tenang dan terkendali, maka pertimbangkan juga kehadiran anak-anak di acara pernikahan. Apalagi, jika venue yang Anda pilih luasnya terbatas.
6. Memprioritaskan Relasi yang Terdekat
Sebaiknya, Anda fokuskan undangan hanya diberikan pada orang-orang yang memiliki hubungan dekat dengan Anda maupun pasangan. Hal yang kerap dilakukan dan tidak efektif adalah terpaksa mengundang seseorang karena formalitas belaka. Untuk itu, hal ini sangat tidak disarankan untuk dilakukan.
7. Mempersiapkan Daftar Cadangan
Anda juga perlu membuat daftar cadangan tamu dengan tujuan mengisi kuota apabila ada yang membatalkan kehadiran. Sehingga, Anda bisa memaksimalkan jumlah tamu yang hadir dan sesuai dengan kapasitas ruang.
8. Mengirimkan Undangan Sesuai Jadwal
Ketika akan mengirimkan undangan, sebaiknya pertimbangkan untuk memberikan jeda paling tidak dua minggu hingga satu bulan sebelum acara. Sehingga, tamu bisa mempersiapkan diri.
Selain itu, tamu juga bisa melakukan konfirmasi apakah bisa datang atau tidak. Silakan buat buku tamu digital untuk memudahkan Anda dalam mengecek siapa saja yang bisa hadir atau tidak dalam acara tersebut.
9. Hindari Perubahan
Ketika daftar tamu sudah disusun, maka Anda harus berpegang pada keputusan yang sudah disepakati. Sebaiknya, Anda hindari perubahan-perubahan yang tidak perlu. Konsistensi ini sangat penting supaya Anda tidak merasa bingung menjelang hari H.
10. Pertimbangkan Tradisi dan Adat
Bisa jadi keluarga Anda mempunyai tradisi maupun adat tertentu mengenai undangan pernikahan. Semisal, undangan kepada seluruh anggota keluarga besar meskipun jarang bertemu pada adat tertentu.
Atau, ada juga tradisi mengundang teman dari satu organisasi ataupun komunitas. Anda dapat mempertimbangkan adat dan tradisi keluarga dalam penentuan daftar tamu undangan pernikahan.
11. Memeriksa Kembali Daftar Tamu yang Telah Dibuat
Sebelum undangan dikirimkan, maka Anda harus memeriksa lagi daftar tamu secara lebih cermat. Periksa nama, alamat, gelar, dan informasi lain. Anda perlu memastikan bahwa tidak terdapat kekurangan informasi atau kesalahan, sehingga undangan tidak dapat tersampaikan. Anda juga bisa meminta bantuan pada orang lain agar meminimalisir kesalahan.
Dalam menentukan tamu undangan pernikahan, Anda tentunya membutuhkan rencana dan pertimbangan dengan cukup matang. Dengan mengikuti tips tersebut, maka Anda bisa membuat daftar tamu undangan yang sesuai dengan kapasitas, anggaran, serta sesuai dengan keinginan Anda maupun pasangan.
Selain mempertimbangkan undangan, hal yang tidak boleh luput Anda lakukan adalah dengan membuat venue pernikahan sebaik dan senyaman mungkin. Untuk itu, Anda perlu menyewa tenda dan peralatan pesta secara lengkap di Tendalux Sidomulyo. Serahkan urusan pesta yang meriah, indah, dan elegan bersama paket wedding Jogja, Tendalux Sidomulyo.
Tendalux menyediakan layanan sewa tenda, sound system, dekorasi, air blow, dan masih banyak lagi perlengkapan pesta. Pastinya akan memberikan layanan terbaik dengan harga yang kompetitif. Nah, untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan yang diberikan, silakan Anda hubungi customer service melalui ikon WhatsApp di pojok kanan bawah laman ini!