Event outdoor memang mampu menjadi salah satu pengalaman yang menyenangkan bagi para peserta. Namun mengadakan event ini juga memiliki tantangan tersendiri. Mulai dari cuaca yang tidak menentu hingga proses logistik yang terbilang rumit.
Oleh sebab itu dibutuhkan perencanaan matang dan persiapan yang teliti untuk bisa mengadakan acara tersebut. Artikel ini akan membahas tentang beberapa tips mengadakan acara outdoor yang sukses.
Mulai dari pemilihan lokasi acara hingga manajemen risiko yang mungkin saja terjadi. Ini dia beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan acara outdoor Anda berjalan sukses dan meriah.
Kiat Sukses Mengadakan Event Outdoor
Acara dengan konsep outdoor belakangan ini memang cukup banyak diminati. Family greeting atau acara kantor yang diadakan di ruang terbuka memang memiliki daya pikat tersendiri.
Selain lebih luas dan hemat tenaga listrik, event ini juga mampu memberikan kesan santai yang jauh lebih menyenangkan. Meski demikian proses persiapannya juga tidak boleh dilakukan dengan sembarangan.
Selain mempertimbangkan faktor cuaca terdapat beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan matang sebelum menggelar acara outdoor. Berikut tips menyiapkan acara outdoor agar sukses dan berkesan.
1. Pilih Lokasi yang Tepat
Memilih lokasi yang tepat merupakan salah satu faktor penting yang mampu menyukseskan acara outdoor. Sebelum memutuskan lokasi, pastikan untuk mempertimbangkan beberapa faktor terlebih dahulu. Mulai dari fasilitas, kapasitas, aksesibilitas, hingga keamanan.
Selain itu pastikan juga untuk selalu mengecek ketersediaan izin yang dibutuhkan untuk mengadakan event outdoor di lokasi tersebut. Meski terkesan sederhana namun pemilihan lokasi yang tepat dapat membantu meningkatkan pengalaman peserta dan memastikan kelancaran acara.
2. Perhatikan Cuaca
Tips sukses mengadakan acara outdoor selanjutnya adalah memperhatikan cuaca. Terlebih lagi cuaca merupakan salah satu faktor krusial yang akan menentukan kesuksesan acara outdoor. Terutama jika event tersebut diadakan di daerah dengan cuaca yang tidak menentu.
Hal ini tentu akan mempengaruhi kenyamanan para tamu dan bisa menimbulkan kerugian akibat kerusakan pada barang-barang yang terdapat di lokasi acara. Oleh sebab itu sebelum memutuskan mengadakan acara outdoor, pastikan untuk memperhatikan cuaca yang sedang terjadi pada hari tersebut.
Anda bisa memantau perkiraan cuaca melalui aplikasi cuaca atau situs web terpercaya. Selain itu pastikan juga untuk menyiapkan perlengkapan cadangan seperti payung atau tenda event outdoor yang bisa digunakan jika tiba-tiba turun hujan.
Lain halnya jika cuaca sedang panas, pertimbangkan untuk sewa misty fan Jogja agar para peserta bisa mengikuti acara dengan nyaman. Dengan memperhatikan hal tersebut Anda bisa mengurangi resiko kerusakan pada barang-barang sekaligus menjaga kenyamanan para peserta.
3. Tentukan Tema dan Konsep yang Sesuai
Menentukan tema maupun konsep yang tepat juga merupakan salah satu persiapan mengadakan acara outdoor yang sukses dan berkesan. Pertimbangkan jenis acara, target audiens, dan sasaran yang ingin dicapai.
Pastikan untuk memilih konsep yang kreatif agar event ini bisa menjadi acara yang berbeda dan berkesan bagi para peserta. Selain itu jangan lupa lengkapi lokasi tersebut dengan dekorasi event outdoor yang memadai. Mulai dari sound system, meja, kursi, dan berbagai peralatan lainnya sesuai dengan jenis acara yang akan diselenggarakan.
4. Siapkan Perlengkapan dan Fasilitas yang Dibutuhkan
Menyiapkan perlengkapan dan fasilitas juga merupakan salah satu faktor penting untuk memastikan kelancaran acara event outdoor. Mulai dari tenda dan pencahayaan, peralatan audio visual, tempat duduk, sanitasi, transportasi, hingga panggung event outdoor.
Usahakan untuk menyediakan tenda yang dapat menampung semua peserta dan pencahayaan yang cukup jika acara dilakukan pada malam hari. Namun jika acara membutuhkan peralatan audio visual, pastikan semuanya siap digunakan dan sudah diuji sebelum acara dimulai.
Dengan menyiapkan perlengkapan serta fasilitas yang cukup, dijamin acara outdoor dapat berjalan dengan lancar bagi semua peserta. Bahkan acara tersebut juga mampu menjadi salah satu acara yang cukup berkesan dan dikenang.
5. Pilih Hiburan dan Aktivitas yang Menarik
Agar acara yang digelar sukses dan berkesan, Anda juga perlu menyiapkan hiburan dan aktivitas yang menarik bagi para peserta. Pilih aktivitas dan hiburan yang sesuai dengan tema acara secara keseluruhan.
Pemilihan aktivitas dan hiburan ini juga harus mempertimbangkan usia serta minat para peserta. Dalam hal ini Anda bisa mengadakan live musik, permainan dan kompetisi yang melibatkan peserta, area bermain anak-anak, area foto, workshop, hingga aktivitas alam.
Selain itu pastikan fasilitas dan perlengkapannya juga cukup untuk setiap hiburan yang diselenggarakan. Jangan lupa untuk selalu mempertimbangkan faktor keamanan dalam setiap kegiatannya agar acara bisa berjalan lancar.
6. Sediakan Makanan dan Minuman yang Cukup
Makanan dan minuman merupakan faktor kunci keberhasilan event outdoor. Oleh sebab itu pastikan Anda sudah memiliki perhitungan matang mengenai berapa banyak makanan serta minuman yang dibutuhkan bagi para peserta.
Selain itu jangan lupa pertimbangkan berbagai jenis makanan mulai dari makanan berat, makanan ringan, hingga minuman segar yang bisa menghilangkan rasa haus. Pastikan juga makanan tersebut aman dikonsumsi terutama jika acara berlangsung dalam waktu yang lama.
Selain itu jangan lupa sediakan tempat penyimpanan makanan dan minuman yang aman. Jaga pula kebersihan dan keamanan dari makanan yang disajikan. Akan jauh lebih baik untuk menyajikan jenis makanan dan minuman yang sesuai dengan konsep acara.
Contohnya jika acara tersebut bertema pesta pantai, maka Anda bisa menyajikan makanan dan minuman segar berbahan dasar buah-buahan tropis. Sajian semacam ini tentu akan jauh lebih sesuai dibandingkan harus menyajikan hidangan berat dan berlemak.
Menyiapkan event outdoor memang membutuhkan persiapan yang matang dan tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Agar acara outdoor dapat berjalan dengan baik Anda bisa bekerjasama dengan Tendalux Sidomulyo. Kami merupakan jasa sewa tenda dan peralatan seminar berkualitas yang siap memeriahkan acara Anda.