Dalam sebuah acara atau event tentunya ada banyak pihak yang terlibat di dalamnya. Termasuk salah satunya adalah logistik event atau logistik acara. Secara umum logistik acara dapat didefinisikan sebagai pihak pengelolaan serta perencanaan berupa layanan dukungan logistik serta teknis.
Dengan adanya pengelolaan dan perencanaan yang matang maka diharapkan nantinya event dapat dikatakan berhasil atau tidak ada kendala sama sekali. Meskipun memiliki peran yang cukup penting sepertinya masih banyak orang yang belum paham dengan divisi ini. Mungkin Anda salah satunya?
Apa Itu Logistik Event pada Sebuah Acara
Logistik acara dapat didefinisikan sebagai bagian penting daripada manajemen event. Pihak tersebut memiliki tugas untuk memastikan agar acara dapat berjalan lancar dan sukses. Dengan kata lain job desk logistik event tidak boleh dianggap remeh.
Pihak logistik event harus bisa memahami semua persyaratan yang ditentukan. Sehingga nantinya bisa bermitra dengan baik bersama pihak-pihak terkait lainnya. Mulai dari pihak sewa tempat, sewa sound, konsumsi, dan lainnya.
Dalam definisi yang berbeda logistik acara merupakan proses yang mencakup berbagai hal penting pada sebuah acara. Beberapa diantaranya seperti perencanaan, pengorganisasian, serta pelaksanaan pengangkutan.
Bahkan termasuk juga penyimpanan barang atau material pada berbagai macam acara. Misalnya seperti pameran dagang, konvensi, konser, serta acara olahraga. Bahkan logistik acara juga termasuk pengelolaan staf, keamanan, katering, serta layanan pendukung lainnya.
Tips agar Peran Logistik Event Berjalan Lancar Demi Kesuksesan Acara
Jika Anda bertugas sebagai pihak logistik acara maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar semuanya bisa berjalan dengan lancar. Sehingga acara bisa digelar dan berlangsung sesuai rencana. Di bawah ini beberapa tips yang mungkin bisa akan membantu Anda kedepannya.
1. Perencanaan yang Matang
Perencanaan matang menjadi sebuah kunci utama dalam mengoptimalkan logistik acara. Jadi mulailah semuanya dengan perencanaan yang baik. Misalnya dengan membuat daftar semua kebutuhan logistik. Seperti tempat acara, peralatan audio visual, dekorasi, makanan dan minuman, serta transportasi.
Selalu pastikan bahwa Anda memiliki waktu cukup untuk membuat perencanaan tersebut serta memesan semua kebutuhan yang diperlukan. Sehingga nantinya tidak terjadi keterlambatan maupun kekurangan ketika acara event sedang berlangsung. Walaupun hal buruk terjadi Anda sudah punya planing cadangan untuk mengatasinya.
2. Pemilihan Vendor yang Terpercaya
Namanya saja acara event tentunya Anda juga akan berhubungan langsung dengan beberapa vendor lain. Mulai dari sewa sound, sewa tenda, catering, dan lainnya. Oleh sebab itu ketika memilih vendor tersebut sebaiknya pilih yang memang sudah terpercaya dan memiliki tracking bagus.
Pasalnya pihak tersebut nantinya akan menyediakan kebutuhan logistik dari event. Jika memang diperlukan Anda bisa melakukan riset terkait reputasi vendor, baca berbagai ulasan dari klien sebelumnya. Jangan segan juga untuk minta referensi teman atau kerabat yang sudah menggunakan jasa tersebut.
Memiliki vendor berpengalaman, profesional, dan handal tentunya akan memberikan dampak positif bagi kelangsungan acara. Karena nantinya mereka akan memastikan bahwa semua kebutuhan logistik Anda akan terpenuhi dengan baik dan sesuai dengan harapan.
3. Koordinasi yang Efektif
Dalam sebuah acara atau event tentunya banyak pihak yang akan ikut andil di dalamnya. Oleh sebab itu agar acara bisa berjalan lancar dibutuhkan koordinasi yang baik serta efektif dari semua pihak terlibat di dalamnya.
Sebaiknya selalu pastikan semua pihak yang terlibat seperti vendor, tim penyelenggara, dan juga pihak terkait lainnya mempunyai saluran komunikasi yang jelas dan terbuka.
Buatlah jadwal pertemuan rutin yang bertujuan untuk memastikan jika semua persiapan berjalan sesuai rencana. Selain itu juga untuk mengatasi masalah atau perubahan yang mungkin saja bisa terjadi.
4. Pengaturan Transportasi yang Tepat
Transportasi mungkin terkesan sepele ya. Namun hal ini juga termasuk salah satu aspek penting sekaligus sangat berperan. Apalagi jika acaranya akan melibatkan banyak peserta atau ketika lokasi acara terpisah dengan tempat parkir maupun transportasi umum.
Oleh sebab itu selalu pastikan jika Anda memiliki rencana transportasi yang jelas bagi peserta acara, termasuk juga dengan pengaturan shuttle bus serta parkir yang memadai. Apabila memang dirasa tidak memungkinkan, maka pertimbangkan pemakaian layanan transportasi umum guna mengurangi kemacetan sekaligus memudahkan akses peserta.
5. Pengelolaan Inventaris yang Tepat
Pengelolaan inventaris yang tepat juga termasuk kunci dalam mengoptimalkan logistik acara. Sebaiknya buat daftar terkait semua peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan dalam acara. Selain itu pastikan Anda mempunyai inventaris cukup guna memenuhi kebutuhan acara.
Jika memang diperlukan maka sebaiknya buat sistem pencatatan serta pelacakan inventaris yang efisien. Tujuannya untuk memastikan jika tidak ada barang yang hilang ataupun rusak selama acara berlangsung. Sehingga pada saat acara selesai semua bisa tertata kembali dengan baik.
6. Evaluasi dan Pembelajaran
Setelah acara selesai, Anda perlu melakukan evaluasi menyeluruh terhadap logistik acara. Tinjau semua aspek logistik, lalu identifikasi kelebihan dan kelemahannya. Hal ini nantinya dapat dijadikan sebagai pelajaran yang dapat diterapkan pada acara atau event berikutnya.
Dengan melakukan evaluasi serta pembelajaran, Anda nantinya dapat terus meningkatkan kualitas pelayanan logistik acara Anda. Sehingga dapat selalu menghadirkan pengalaman yang lebih baik lagi bagi para peserta.
Keberhasilan sebuah event atau acara tentunya dipengaruhi oleh pihak-pihak yang terlibat. Nah di atas tadi adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk mengoptimalkan kinerja dari logistik event.
Kerjasama dan Sewa Peralatan Event di Tendalux Sidomulyo
Dalam sebuah acara tentunya dibutuhkan perlengkapan dan peralatan pendukung lainnya. Seperti tenda, sound system Jogja, kipas fan, panggung, dan lainnya. Jika Anda ingin mengadakan acara di kawasan Jogja dan sekitarnya maka bisa mempercayakan semua hal tersebut kepada Tendalux Sidomulyo.
Tendalux Sidomulyo merupakan pihak sewa tenda, sewa sound system, dan peralatan event lain yang berkualitas dan terpercaya. Sampaikan saja kebutuhan dan keperluan Anda kepada kami. Sukseskan berbagai jenis event bersama kami.