6 Tips Memilih Venue Event yang Tepat untuk Menggelar Sebuah Acara

Percaya atau tidak, memiliki konsep yang matang saja belum cukup untuk membuat sebuah acara menjadi sukses. Terdapat beberapa aspek lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan. Salah satunya adalah pemilihan venue event atau tempat penyelenggaraan acara.

Ya, memilih venue yang tepat adalah salah satu langkah krusial untuk mendompleng kesuksesan sebuah acara. Dari seminar, konferensi bisnis, hingga acara pernikahan, venue yang dipilih secara tepat dan sesuai dapat meningkatkan kualitas dari acara itu sendiri.

Pemilihan venue yang tepat juga berkaitan erat dengan layout venue dan desain venue. Layout venue event yang pas dapat memudahkan alur acara. Baik untuk mengatur booth pameran, seating plan untuk pernikahan, atau bahkan ruang bagi band atau penonton dalam konser musik. 

Sementara desain venue event yang sesuai dapat mempengaruhi banyak hal. Termasuk pengamalan audiens, kenyamanan selama acara berlangsung, sampai keseluruhan kesan dari acara tersebut. Selain itu, juga dapat meningkatkan mood dan antusias audiens, sehingga acara menjadi lebih hidup dan berkesan.

6 Tips Penting dalam Memilih Venue Event yang Tepat

Tips memilih venue event, Sumber: squarespace-cdn.com
Tips memilih venue event, Sumber: squarespace-cdn.com

Apakah venue yang besar adalah yang terbaik? Belum tentu! Meskipun venue besar menawarkan ruang lebih luas, tetapi beberapa event belum tentu cocok dengan tempat tersebut. Nah, agar dapat memilih venue paling tepat untuk menyelenggarakan event, Anda perlu tahu beberapa tipsnya di bawah ini.

1. Sesuaikan dengan Event

Satu hal yang paling penting dalam memilih venue adalah kesesuaian venue dengan jenis acara. Pastikan venue yang dipilih sesuai dengan jenis event yang akan diselenggarakan. Apakah event kuliner, event musik, atau bahkan pernikahan, karena masing-masing jenis event memiliki kebutuhan yang berbeda. 

Hal ini bisa diawali dengan memilih venue mana yang paling cocok diantara venue indoor atau outdoor untuk acara tersebut. Misalnya, Anda ingin membuat event kuliner yang setiap stan menggunakan kompor untuk memasaknya, praktis venue outdoor menjadi pilihan yang paling tepat. Karena memiliki sirkulasi udara yang baik.

2. Lokasi dan Aksesibilitas

Lokasi venue juga tidak kalah penting dalam memberikan kenyamanan untuk para audiens. Dalam hal ini, Anda bisa memilih lokasi paling strategis, mudah dijangkau oleh kendaraan pribadi maupun transportasi umum, dan pastinya memiliki akses mudah dari jalan utama.

Pastikan juga venue acara mudah diakses dengan nyaman dari berbagai arah dan memiliki area parkir yang memadai untuk menampung kendaraan pribadi audiens. Karena perlu diketahui, lokasi venue yang strategi dapat mengurangi resiko keterlambatan dan membuat audiens menjadi lebih dihargai.

3. Pertimbangkan Kapasitas Venue

Perhatikan kapasitas venue, Sumber: cvent.com
Perhatikan kapasitas venue, Sumber: cvent.com

Tips memilih venue event tepat selanjutnya adalah dengan mempertimbangkan kapasitasnya. Tentunya, kapasitas venue harus sebanding dengan jumlah audiens. Jadi, sebelum memilih venue, pastikan untuk memperkirakan jumlah tamu yang mungkin akan hadir.

Karena venue yang terlalu besar akan membuat tempat tersebut terlihat sepi. Sementara venue yang terlalu kecil dapat membuat audiens merasa kurang nyaman dalam pergerakannya. Dengan begitu, pilih venue yang memungkinkan audiens dapat bergerak dengan leluasa dan merasa nyaman selama event berlangsung.

4. Mempertimbangkan Fasilitas Venue

Mempertimbangkan fasilitas penunjang event juga tidak kalah pentingnya dalam memilih venue event yang tepat. Pastikan venue dilengkapi dengan sistem pencahayaan, suara, serta pendingin ruangan yang dapat berfungsi dengan baik dan sesuai kebutuhan acara.

Selain itu, pastikan juga event memiliki toilet yang memadai dan juga area parkir luas. Berbagai fasilitas tersebut seringkali dianggap sepele dan tidak dipertimbangkan ketika memilih venue untuk menyelenggarakan event.

Padahal dengan adanya fasilitas yang lengkap dan memadai dapat meningkatkan kenyamanan dan experience audiens. Pun, dapat mendukung kelancaran acara secara keseluruhan.

5. Layanan Tambahan

Pertimbangkan layanan venue dengan cermat, karena beberapa venue mungkin menyediakan layanan tambahan seperti catering, keamanan tambahan, sampai penyediaan peralatan tambahan seperti panggung dan layar proyeksi. Layanan tambahan ini bisa dijadikan sebagai pertimbangan untuk memilih venue. 

Karena dengan begitu Anda tidak perlu mengeluarkan budget tambahan untuk hal tersebut. Jadi, pertimbangkan kebutuhan spesifik acara dan pastikan venue dapat menyediakan solusi yang tepat.

Namun, jika venue tidak menyediakan layanan tambahan, khususnya panggung, Anda bisa mengandalkan tempat sewa panggung Jogja yang tersedia. Karena bagaimanapun, panggung juga menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung kelancaran event. Apalagi untuk event musik, pernikahan, dan lain sebagainya.

6. Sesuaikan dengan Budget

Sesuaikan dengan budget yang direncanakan, Sumber: 10times.com
Sesuaikan dengan budget yang direncanakan, Sumber: 10times.com

Terakhir namun tidak kalah penting dalam memilih venue event adalah menyesuaikan dengan budget. Anda harus memastikan bahwa venue yang dipilih masih sesuai dengan budget yang tersedia. Jangan sampai memilih venue yang over budget. 

Karena bagaimanapun, kebutuhan untuk membuat event bukan hanya dihabiskan dalam pemilihan venue. Di samping itu, pastikan bahwa budget yang ditetapkan untuk venue sebanding dengan apa yang ditawarkan oleh venue tersebut. 

Perhatikan pula biaya-biaya tambahan yang mungkin dikenakan dan pastikan semua biaya sudah terhitung dengan teliti dan matang demi menghindari budget yang membengkak.

Memilih venue event memang susah-susah gampang. Karena memiliki tantangan yang tidak bisa dianggap enteng. Berbagai aspek perlu dipertimbangkan dengan matang agar sesuai kebutuhan dan ekspektasi. Namun, dengan mengikuti beberapa tips di atas, proses pencarian venue terbaik dapat dilakukan dengan lebih efektif.

Memilih venue yang tepat memang merupakan kunci kelancaran event. Tapi, apa artinya sebuah venue jika tidak dilengkapi dengan elemen-elemen pendukung seperti tenda, meja dan kursi, genset, sound system, dan lain sebagainya.

Oleh sebab itu, apabila Anda membutuhkan elemen pendukung tersebut, mengandalkan Tendalux Sidomulyo adalah langkah tepat yang harus diambil. Karena kami menyediakan berbagai macam perlengkapan untuk mendukung dan menyempurnakan event penting Anda!

Leave a Comment