Acara reuni akbar menjadi salah satu momen yang banyak ditunggu. Terutama Anda yang ingin bertemu dan nostalgia bersama kawan lama. Acara seperti ini biasanya akan diselenggarakan beberapa tahun sekali, sehingga akan banyak persiapan yang harus dilalui agar bisa berlangsung dengan sukses.
Meskipun ada embel-embel kata akbar, bukan berarti persiapan yang akan dilalui sulit ya. Memang sedikit rumit, namun tidak membutuhkan persiapan panjang seperti acara besar lainnya. Ada banyak tips menggelar reuni akbar yang akan memudahkan Anda untuk menyelenggarakannya dengan sukses.
Tips dan Trik Gelar Acara Reuni Akbar Sukses dan Mengesankan
Apabila kali ini Anda terpilih menjadi panitia untuk reuni, maka tidak perlu merasa khawatir dan panik. Pasalnya ada berbagai macam tips untuk membuat reuni akbar yang sukses tanpa kendala. Dengan tips berikut ini acara bisa lebih tertata sekaligus terkonsep, sehingga peluang kesuksesannya pun akan semakin terbuka lebar.
1. Persiapan Panitia yang Solid
Keberhasilan dalam menyelenggarakan acara ditentukan oleh panitia. Apabila sudah sepakat untuk menyelenggarakan reuni akbar, maka segeralah untuk membentuk panitia. Sebaiknya pilihlah seorang ketua yang cukup aktif serta populer di antara alumni.
Selain itu, pastikan juga bahwasanya seorang ketua harus memiliki kemampuan dalam mengkoordinasi kegiatan. Lebih baik lagi apabila ketua memiliki waktu yang cukup banyak untuk menjalankan tugasnya. Jika sudah, lanjutkan dengan membentuk tim.
Tim tersebut nantinya akan didukung dengan beberapa seksi. Diantaranya adalah seksi keuangan, publikasi, perlengkapan, acara, dokumentasi, dan seksi lainnya yang sesuai kebutuhan.
Pilihlah beberapa orang yang memang kompeten dalam bidangnya masing-masing, kemudian ajak untuk bekerja sama secara baik. Dengan cara tersebut Anda akan memperoleh tim panitia yang solid.
2. Melengkapi Data Undangan
Apabila tim atau panitia sudah terbentuk, maka proses selanjutnya adalah mengumpulkan data alumni. Proses dalam acara reuni akbar ini tentunya akan memakan cukup banyak waktu. Jadi sangat disarankan untuk membaginya dengan anggota panitia lain agar bisa semakin cepat.
Ada berbagai macam cara yang bisa dilakukan untuk pengumpulan data peserta tamu undangan. Cara paling mudah adalah melalui grup sosial media lalu mendata nama-nama yang belum masuk. Apabila masih belum lengkap, maka bisa gunakan buku arsip siswa dan menghubungi mereka.
Berdasarkan data yang sudah terkumpul, selanjutnya bisa dibuat perkiraan estimasi jumlah tamu. Tidak harus dalam jumlah banyak ya. Terkadang sudah ada 50% dari tamu undangan yang datang saja sudah sangat bagus. Buat tautan untuk teman-teman alumni agar bisa mengisi data apakah akan hadir atau tidak.
3. Memilih Lokasi dan Tempat Acara
Lokasi penyelenggaraan acara akan menjadi salah satu daya tarik kedatangan para alumni. Ketika Anda berhasil memilih tempat yang bagus dan sesuai dengan konsep acara reuni akbar, maka kemungkinan para alumni yang datang akan semakin banyak.
Ada beberapa opsi terbaik untuk digunakan sebagai lokasi acara reuni. Diantaranya adalah kafe, hotel, serta gedung pertemuan. Namun dari segi harga memang cenderung lebih mahal. Sebaiknya pesan dari jauh-jauh hari, agar masih ada slot yang kosong.
Selain itu pertimbangkan juga jarak dari beberapa alumni yang akan datang. Pasalnya alumni tersebut tentu sudah tinggal pada daerah yang berbeda-beda. Ada baiknya juga jika acara reuni diselenggarakan secara bergilir di beberapa kota.
4. Sediakan Waktu yang Cukup untuk Persiapan
Waktu ideal untuk persiapan acara reuni akbar adalah sekitar 3 bulan. Namun apabila Anda diharuskan mengumpulkan dana terlebih dahulu, maka sediakan waktu sekitar 6 bulan sebelum acara berlangsung. Meskipun lama, Anda tidak boleh bosan ya.
Waktu tersebut bisa dialokasikan untuk beberapa kegiatan seperti membuat susunan acara reuni akbar, menyiapkan lokasi, memilih menu catering, menyiapkan properti dan lainnya. Dengan persiapan yang matang, maka acara reuni pun akan berjalan dengan lancar dan sukses.
5. Tentukan Waktu yang Tepat
Waktu yang tepat untuk acara reuni akbar adalah akhir pekan atau Sabtu dan Minggu. Sebab pada akhir pekan adalah hari libur bagi para alumni yang bekerja. Sehingga jumlah alumni yang datang akan semakin banyak dan acara akan berlangsung ramai serta menyenangkan.
Mulailah acara dari pagi hari yakni pukul 10.00 hingga makan siang. Cukup 3 hingga 4 jam saja untuk acara resminya. Dengan begitu masih ada banyak waktu untuk bernostalgia serta melepas rindu bersama teman-teman alumni.
6. Mengumpulkan Dana dengan Baik
Melangsungkan acara reuni tentunya akan membutuhkan biaya yang cukup banyak. Jadi sebaiknya mulailah dengan mencari donatur untuk sponsor acara. Jenis donasinya cukup beragam tidak melulu terkait uang. Misalnya saja donasi dari jasa catering dalam bentuk makanan. Hal ini tentunya akan sangat membantu.
Jika memang diperlukan buat tiket secara berbayar bagi alumni yang datang. Sehingga ada cukup dana untuk mengatasi semua biaya yang akan dikeluarkan. Supaya proses pembayaran semakin mudah, sebaiknya siapkan terlebih dahulu rekening bank atau dompet digital.
Perlu diingat, uang jadi hal yang sangat krusial dan sensitif. Jadi alangkah baiknya Anda dan panitia membuat kesepakatan terkait sisa anggaran yang dimiliki hendak dialokasikan kemana.
Apakah nantinya akan dibagi rata kepada para peserta atau digunakan untuk acara berikutnya. Jangan lupa buat secara transparan terkait laporannya agar tidak terjadi konflik satu dengan lainnya.
Menggelar reuni bersama alumni lain tentunya tidak akan rumit apabila Anda mengikuti beberapa tips yang ada di atas. Sebab dengan persiapan maksimal, hasilnya pun akan mengikuti. Perlu diingat mengadakan acara seperti ini akan memerlukan tenda. Terutama jika cuaca sedang panas atau hujan sebagai tempat berlindung.
Bahkan jika di dalam ruangan pun tenda tetap dibutuhkan untuk memisahkan stan menu catering satu dengan lainnya. Terkait dengan masalah sewa tenda acara reuni akbar, Anda bisa mempercayakannya ke sewa tenda Jogja.
Salah satu jasa sewa tenda yang bisa Anda ajak kerjasama adalah Tendalux Sidomulyo. Kami adalah jasa sewa tenda yang siap membantu mensukseskan acara dengan baik. Segera hubungi kami untuk mengetahui informasi lebih lanjutnya.