Cara mengadakan seminar yang sukses salah satunya yaitu menyusun konsep secara matang. Dalam hal ini akan melibatkan beberapa langkah penting, sehingga acara bisa berjalan lancar dan peserta mendapatkan pengalaman yang bermanfaat. Sebagai penyelenggara, tentu saja Anda ingin para hadirin menikmati acara dari awal sampai akhir.
Oleh karena itu, segala sesuatunya akan dirancang sebaik mungkin supaya tujuan yang diinginkan bisa tercapai. Bahkan untuk menyukseskan acara tidak sedikit orang lebih memilih menggunakan bantuan profesional seperti jasa event organizer.
Cara Mengadakan Seminar yang Menarik
Meskipun mengadakan acara seminar bukanlah hal yang mudah, namun Anda tidak perlu khawatir karena kali ini kami akan membagikan langkah-langkah apa saja yang perlu Anda lakukan untuk menyusun acara seminar yang menarik.
1. Menentukan Tujuan yang Jelas
Sebelum mengadakan acara seminar, pertama-tama Anda harus menentukan tujuan yang jelas. Menentukan tujuan secara jelas sangatlah penting, karena menjadi dasar untuk mengarahkan semua perencanaan dan pelaksanaan acara.
Tujuan yang jelas akan memudahkan Anda memilih tema yang sesuai, mengundang pembicara yang relevan dan menyusun agenda secara tepat. Tujuan juga bisa membantu Anda menyesuaikan gaya komunikasi dan level informasi yang disampaikan agar sesuai dengan kebutuhan audiens.
Dengan menentukan tujuan secara jelas, maka setelah acara seminar selesai Anda bisa mengevaluasi apakah target yang diinginkan tercapai atau tidak. Penilaian bisa dilakukan berdasar parameter yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2. Memilih Tema yang Menarik
Salah satu cara mengadakan seminar yang menarik yaitu menentukan tema acara. Tema yang dipilih harus up to date dan relevan dengan kebutuhan para peserta seminar. Tentu saja untuk mendapatkan tema yang sesuai, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama yaitu relevansi dan alasan mengapa acara seminar itu dibuat.
Contohnya Anda adalah seorang pebisnis sukses, maka tema seminar yang akan dibuat tentu saja berkaitan dengan ilmu tentang bisnis yang berguna untuk para pebisnis pemula. Selanjutnya ketahui isu apa saja yang sedang hangat diperbincangkan.
Pastikan Anda melakukan riset mengenai isu-isu yang sedang ramai diperbincangkan, karena bisa membuat seminar menjadi lebih menarik. Terakhir yaitu pastikan seminar harus bisa memberi manfaat untuk para peserta. Sebuah acara seminar bisa dikatakan sukses apabila mampu memberikan manfaat untuk para pesertanya.
3. Membentuk Panitia Acara
Untuk mengadakan event seminar tentu saja dibutuhkan panitia yang terbagi menjadi beberapa divisi sesuai dengan kebutuhan. Membagi panitia menjadi beberapa divisi bisa memudahkan Anda menyelesaikan pekerjaan karena masing-masing akan lebih fokus dengan tanggung jawabnya.
Jadi pastikan panitia yang dipilih memiliki kemampuan sesuai dengan divisi yang ditempati. Contohnya untuk divisi yang bertugas mencari sponsorship event seharusnya mampu berkomunikasi dengan baik, memiliki keterampilan menjual, dan pandai bernegosiasi.
Membagi panitia menjadi beberapa divisi bisa membuat pekerjaan menjadi lebih fokus. Selain itu pembagian panitia menjadi beberapa divisi juga bisa memudahkan Anda melakukan pengontrolan terhadap setiap progres acara.
4. Menyusun Konsep yang Jelas
Menyusun konsep seminar yang menarik memang bukan perkara mudah. Anda harus menyusun bagaimana acara seminar akan dilangsungkan. Namun jika konsep sudah berhasil dibuat, maka konsep yang jelas bisa mempermudah pembuatan acara seminar.
Untuk membuat konsep acara, Anda perlu menyusun alur acaranya mau bagaimana, siapa pengisi acara seminar, di mana seminar akan dilangsungkan, ada atau tidaknya tiket masuk, sampai membuat perhitungan mengenai tata letak panggung dan kursi untuk para peserta seminar.
Jangan lupa juga buat rundown acara yang berisi tentang urutan kegiatan lengkap dengan waktu dan durasi berlangsungnya acara seminar. Kegiatan yang ditulis secara mendetail pada rundown bisa membuat acara bisa dimulai dan selesai tepat pada waktunya.
Ketika menyusun konsep acara, Anda tidak perlu menghitung anggaran belanjanya terlebih dulu untuk memudahkan pekerjaan. Anggaran biaya bisa dirancang apabila konsep sudah matang dan unsur-unsur yang tidak perlu sudah dihilangkan.
5. Mempersiapkan Peralatan yang Diperlukan
Menyelenggarakan acara seminar tentu membutuhkan berbagai macam peralatan baik untuk peserta acara, narasumber, maupun panitianya. Cara mengadakan seminar agar berjalan lancar salah satunya dengan mempersiapkan segala peralatan yang diperlukan.
Membuat daftar secara terperinci sangatlah penting karena bisa menghindarkan Anda dari peralatan yang terlewat untuk disediakan. Pastikan juga Anda menguji semua peralatan sebelum acara dimulai dan memiliki rencana cadangan jika ada masalah teknis yang tidak terduga.
Jika tidak ingin repot mempersiapkan segala peralatan yang diperlukan selama proses seminar, maka Anda bisa menggunakan jasa Tendalux Sidomulyo. Tendalux Sidomulyo menyediakan perlengkapan event seperti panggung untuk tempat pembicara, sound system, microphone, proyektor dan layar, laptop, hingga genset.
Jadi Anda tidak harus mengurus peralatan yang sulit di handle seperti panggung dan sistem audio. Dengan mempercayakan pada Tendalux Sidomulyo, Anda hanya perlu mempersiapkan alat-alat pendukung yang tidak terlalu merepotkan.
6. Melakukan Promosi
Cara mengadakan seminar yang terakhir yaitu melakukan promosi dengan berbagai jenisnya. Se[erti iklan media sosial, iklan advertorial, dan lain sebagainya. Tujuan dilakukannya promosi tentu saja agar seminar diketahui oleh masyarakat secara luas. Dengan banyaknya orang yang tahu mengenai event seminar yang akan diadakan diharapkan banyak dari mereka yang mendaftar menjadi peserta seminar.
Ada banyak sekali cara yang bisa Anda lakukan untuk mempromosikan acara seminar. Cara yang paling mudah dan murah yaitu melalui platform digital. Meskipun demikian, promosi secara offline dengan membuat selebaran, pamflet, atau iklan di berbagai tempat juga bisa dilakukan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa mengadakan acara seminar yang berjalan dengan sukses dan mampu memberi manfaat bagi para peserta. Ingatlah bahwa perencanaan yang matang dan eksekusi yang baik merupakan kunci utama.