Di dalam sebuah acara besar yang melibatkan banyak orang, perlu adanya event coordinator. Sosok ini memiliki peran yang krusial dalam mewujudkan kesuksesan sebuah acara. Mungkin, banyak yang masih salah paham terhadap dua pekerjaan yang hampir sama, yakni tugas event coordinator dan event planner.
Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan. Nah, agar Anda tidak salah lagi mengenal keduanya, yuk cari tahu penjelasan selengkapnya pada artikel ini!
Apa Itu Event Coordinator?
Event coordinator adalah orang yang memiliki tugas dalam mengawasi jalannya acara. Mereka tidak bertanggung jawab dan terlibat pada desain dan perencanaan sebuah acara. Mereka hanya perlu mengelola berbagai komponen acara sehingga event tersebut bisa berjalan dengan lancar.
Usai event planner menyusun visi acara, maka coordinator akan membantunya dalam memilih vendor, menangani tugas logistik, serta mengatur waktu dengan vendor. Tak hanya itu saja, event coordinator juga akan mengurus berbagai macam hal teknis di acara tersebut.
Tak sampai situ saja, coordinator juga harus mampu memberi perintah dan memilih staf tertentu. Nantinya orang-orang tersebut dibagi dalam divisi kecil seperti katering, logistic, dekorasi, dan sebagainya.
Apa Tugas Event Coordinator?
Profesi ini tentu saja memiliki berbagai macam job desk yang harus dilakukan. Pasalnya, mereka adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh jalannya acara. Bahkan, sampai ke pernak-pernik yang kecil di acara tersebut. Lebih detail lagi, tugas event coordinator yang perlu diketahui adalah:
1. Tahap Persiapan Acara
Seorang event coordinator juga memiliki tugas dalam persiapan acara. Sehingga, acara bisa berjalan dengan baik karena direncanakan secara matang.
Menyusun Konsep Acara
Tugas yang pertama dari event coordinator adalah menyusun konsep acara berdasarkan planning yang sudah dibuat oleh event planner. Konsep tersebut meliputi tema, format acara, rundown, dan sebagainya. Koordinator juga harus mampu merencanakan tempat duduk serta berbagai urusan teknis dalam acara tersebut.
Membuat Timeline dan Gantt Chart
Selanjutnya, profesi ini juga dituntut untuk membuat timeline serta Gantt Chart agar persiapan berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah disusun. Timeline harus tersusun atas urutan tahap persiapan acara. Sedangkan Gantt Chart dibuat untuk menghubungkan setiap tahapan yang sudah disusun.
Menyusun Anggaran dan Memilih Vendor
Setelah itu, anggaran perlu disusun secara detail dan realistis. Semua biaya persiapan dan pelaksanaan acara harus dimasukkan sehingga tidak ada yang terlewat. Kemudian, coordinator juga perlu memilih vendor yang sesuai dengan konsep dan tema yang sudah dibuat sebelumnya. Semua vendor harus diperhatikan profesionalitasnya.
2. Pelaksanaan Acara
Setelah semua hal yang menyangkut persiapan acara sudah disusun, maka coordinator juga harus benar-benar teliti selama acara berlangsung. Adapun job desk event coordinator secara terperinci adalah:
Memastikan Acara Berjalan dengan Lancar
Semua aspek dalam acara tersebut harus sesuai rencana. Mulai dari lighting, sound system, konsumsi, dekorasi, dan sebagainya. Mereka juga harus siap dalam menyelesaikan masalah yang timbul saat acara sedang berlangsung.
Mengkoordinasi Kebutuhan Logistik
Coordinator harus mempersiapkan kebutuhan logistik seperti pendaftaran peserta atau tamu, kebutuhan presentasi (untuk acara semacam konferensi dan seminar), serta mempersiapkan materi evaluasi.
Melakukan Koordinasi
Sesuai dengan nama pekerjaannya, event coordinator juga harus mampu menjaga komunikasi dengan penyelenggara acara maupun pengunjung.
Menangani Keadaan Darurat
Seorang coordinator harus memiliki kemampuan problem solving serta berpikir secara cepat dan tepat agar masalah yang terjadi selama acara berlangsung tidak menjadi semakin buruk.
3. Evaluasi
Tugas event coordinator tidak selesai sampai pelaksanaan acara saja, melainkan juga selesai acara. Koordinator harus mengetahui kekurangan dan kelebihan acara melalui evaluasi. Sehingga, bisa menjadi refleksi untuk penyelenggaraan acara yang lebih baik lagi.
Tak hanya itu, mereka harus mampu menyimpan inventaris seperti komputer, backdrop, proyektor, serta bahan display lainnya yang berhubungan dengan acara. Setelah itu, harus dilakukan tindak lanjut yang artinya, mereka harus tetap menjalin hubungan baik serta membuat kerjasama baik dengan vendor maupun promotor event yang menguntungkan kedepannya.
Skill yang Dibutuhkan oleh Event Coordinator
Agar menjadi event coordinator yang sukses, maka Anda perlu memiliki berbagai macam kemampuan berikut ini:
- Kemampuan organisasi serta manajemen (pengelolaan) yang baik.
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
- Harus bisa bekerja sama dengan tim secara mumpuni.
- Kemampuan problem solving tidak boleh terlewatkan.
- Pengetahuan yang luas tentang event management.
- Punya pengalaman dalam penyelenggaraan acara.
Tugas Event Coordinator Berhubungan Erat dengan Vendor
Seorang coordinator juga harus memiliki kemampuan riset yang baik. Terutama dalam hal memilih vendor. Tentunya, profesi ini harus mampu menentukan mana vendor yang profesional, berkualitas baik dan kurang bisa dipercaya.
Koordinator perlu mengecek setiap vendor yang akan diajak bekerja sama melalui review, pengalaman orang lain, hingga informasi di internet. Termasuk dalam memilih vendor perlengkapan acara dan tenda. Koordinator harus benar-benar jeli karena ini menyangkut hal-hal yang sangat krusial dalam penyelenggaraan acara.
Untuk Anda yang sedang mencari vendor perlengkapan acara dan tenda, maka pilihlah Tendalux Sidomulyo untuk kebutuhan tersebut. Pasalnya, tak hanya bisa menyewakan tenda saja, Tendalux Sidomulyo juga memberikan layanan untuk sewa air cooler, blower angin, blower air, sound system, dan genset.
Anda tidak perlu meragukan track record Tendalux Sidomulyo karena sudah berdiri sejak 1998. Sehingga, sudah banyak melayani pemasangan tenda dan perlengkapan pesta di Jogja dan sekitarnya.
Silahkan Anda langsung cek saja ke laman utama kami dan lihat berbagai testimoni dan portofolio yang tersedia. Kami sudah berpengalaman membuat tenda yang rapi, indah, dan sesuai dengan kebutuhan acara kecil hingga besar. Segera klik ikon WhatsApp di pojok kanan bawah laman ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!